C’est un fait : la profession de Community Manager est vraiment très chronophage. Très souvent, tu peux être surpris de voir le temps passé. Pour pallier cela, une solution efficace consiste à se faire un planning afin de répartir tes tâches, éviter de te disperser, avoir une bonne organisation pour optimiser tes journées, et surtout bien remplir tes missions. Entre les outils d’optimisation et d’automatisation des tâches, tu dois définir clairement tes priorités et te créer une routine que tu adapteras par la suite. Et c’est justement pour cela qu’il est nécessaire de te créer un planning. Voici mes conseils.
Community Management : comment organiser tes missions ?
La première chose à faire pour bien t’organiser en Community Management consistera à lister l’ensemble des activités récurrentes sur la semaine. Ensuite, tu devras définir des degrés de priorités en tenant compte de tes meilleurs moments de concentration d’une part et de l’importance des travaux à exécuter d’autre part. Prenons l’exemple de la création de contenu : tu dois privilégier les moments de la semaine ou de la journée où l’inspiration te vient plus aisément.
Logiquement, on se rend compte que la journée type du Community Manager (CM) peut être différente. Elle est donc tributaire des tâches à accomplir et des CM. Quand certains Community Managers opteront pour la matinée, d’autres choisiront le milieu ou le début de journée, ou encore la fin de semaine (s’il s’agit d’une tâche hebdomadaire et non quotidienne).
En Community Management, chercher à planifier la grille d’une journée type n’est pas forcément une option qui conviendra à tout le monde. Cependant, certaines tâches comme les veilles Social Media par exemple (que beaucoup de CM préfèrent gérer les matins) sont à accomplir le plus vite possible.
Quelles sont les tâches que tu dois accomplir ?
Afin de te permettre d’avoir une meilleure vue d’ensemble, on va dresser une première liste des tâches récurrentes. Comme ce sera à toi de définir ce qui te parait prioritaire, elles ne seront donc pas listées par ordre d’importance.
Les veilles Social Media
En Community Management, il y a plusieurs sujets de veille. Tu peux par exemple :
- Suivre les influenceurs de ton secteur et effectuer une veille pour t’inspirer sur la création de ses contenus ;
- T’informer sur ton secteur d’activité ;
- Étudier de la concurrence ;
- T’informer sur ton univers (les stratégies qui marchent, les outils, les réseaux sociaux, etc.) …
Il s’agit ici d’un travail récurrent que tu te dois d’assurer quotidiennement. Idéalement, tu devras te servir des outils pour répertorier tous les contenus que tu trouves inspirants ! Tu peux utiliser Notion pour les organiser de manière pertinente et facilement les retrouver ensuite.
Consulte tes mails et réponds aux demandes instantes
Dans une journée, il est fréquent de voir certaines personnes consulter plusieurs fois leur boite mail. C’est une vraie perte de temps et un frein à la concentration. Fixe-toi un créneau dans la journée si nécessaire, pour réaliser cette tâche. Le fait de répondre instantanément à un mail (qui plus est) laisse paraitre généralement une addiction au smartphone ou des journées peu remplies.
Ne sois pas esclave du temps (encore moins de ton téléphone). Optimise-le et contrôle-le. Quand tu es sur des tâches importantes (surtout celles qui te demandent de la concentration), essaie de laisser ton smartphone loin de toi.
Si tu les consultes sur un ordinateur portable, un système de notification te permettra de jeter un coup d’œil rapide sur le niveau d’importance du mail entrant. Déconnecte les notifications au mieux, reste fidèle à une consultation de 3/4 fois par jour. Réponds aux requêtes urgentes et traite les autres durant ta dernière consultation.
Sur les réseaux sociaux : étude des interactions, réponses et relevé des données
Étudie tes présences sociales, relève les différentes notifications et réponds au besoin aux commentaires. Ici, tu peux te fixer un ordre de priorité si tu le souhaites. Après tes publications, n’oublie pas de relever les données : la portée de tes posts, le taux d’engagement gagné, les différentes interactions enregistrées, etc.
Tous ces points, tu devras les renseigner quotidiennement dans un tableau créé au préalable. Cela te permettra de gagner plus de temps pour effectuer tes reportings, qu’ils soient hebdomadaires ou mensuels.
Par jour, fixe-toi entre 2 et 4 temps forts pour rester en éveil et en contact avec tes communautés. Les réactions provenant de tes réseaux sociaux pourront aussi te permettre de définir tes priorités.
Les partages sociaux
En règle générale, le contenu qu’un département interne te remettra ou celui que tu auras produit devra être diffusé sur tes réseaux sociaux suivant un calendrier précis. Opte pour une solution te permettant de créer des scénarios de partage sur les réseaux sociaux populaires. Pour ce faire, choisis des créneaux adaptés en tenant compte des canaux renseignés.
Vois si changer de visuel est nécessaire et cherche un outil pouvant t’aider à tout programmer : message accompagnant tes lien, visuel, etc.
La production de contenus
La production de contenus est une tâche qui prend énormément de temps dans une journée de Community Manager. Es-tu un CM qui s’occupe de faire du montage vidéo jusqu’à créer des podcasts, créer des visuels ou rédiger des articles ?
Ce sont des types de contenu fréquent sur lequel est amené à travailler un Community Manager. Tu dois donc surtout être inspirée pour créer du contenu et assez organisée. En vue de trouver l’inspiration, c’est ici que tu devras définir tes moments privilégiés durant la semaine. La production de contenus te demandera de bien maitriser les sujets sur lesquels créer des visuels, rédiger, etc.
Afin de ne pas perdre trop de temps, il est nécessaire que tu listes plusieurs thématiques pour te créer des bases de ressources. Trouver les bonnes photos et le bon visuel pour accompagner un article peut très vite te prendre des dizaines de minutes. Si tu es le CM appelé à rédiger pour le site de l’entreprise, quitte à scinder la rédaction et le repérage des visuels, sois très organisée sur ce point.
Prends ta liberté et pars voyager grâce à ton téléphone
Développe des actions : évents, jeux-concours, etc…
Si tu dois mener plusieurs actions, définis une journée de réflexion sur les actions à effectuer. Cela peut être dans le mois ou à un moment dans la semaine. Prends à tes côtés le calendrier marketing de l’année pour visualiser les évènements et les jours-clés. Tu pourras ainsi réfléchir aux jeux-concours à diffuser, aux webinaires à mettre en place et aux différents contenus à créer en pensant aux partenariats à initier.
Prévois une journée minimum par mois, ou une toutes les deux semaines si tu es amenée a effectué plusieurs actions de ce type. Tu pourras ainsi définir, en parallèle, quelques heures en semaine pour parfaire tes actions avant leur publication. En ce qui concerne les évènements, mets tout à plat et tu fixes ensuite un planning pour les partenariats, les prises de contact, etc.
Les Reporting Social Media
Dans une journée de Community Manager, un reporting Social Media peut se faire une fois par semaine ou une fois par mois. Le tout dépend de l’activité et de la fréquence à laquelle tu souhaites partager tes contenus. En relevant quotidiennement tes métriques dans un tableau, tu n’auras plus qu’à effectuer une mise à jour rapide des interactions supplémentaires et les reporter dans ton rapport.
Tu gagneras encore plus de temps si tu réalises des templates au préalable. Utilise Numbers sur Mac ou encore Excel. Ces outils te permettront de recourir aux formules intégrées pour calculer immédiatement tes différents taux.
Que ce soit avec Numbers ou Excel, sache que tu as tout à fait la possibilité de créer de beaux templates. Ne vois pas que les tableaux classiques austères ! Tu peux aussi.
Si tu dois par exemple effectuer une projection à l’écran, tu peux aussi exporter tes tableaux sur Keynote sur Mac ou sur PowerPoint pour créer un diaporama. Si nécessaire, prends une demi-journée pour le faire en tenant compte de la fréquence de tes reportings et des données à renseigner.
Le planning global de tes actions
Une fois que tu as défini les tâches à effectuer et leur réparation sur la semaine ou le mois, il te reste maintenant à dresser ton planning global en aménageant des temps morts pour faire face aux urgences ou aux débordements éventuels. Au fil des semaines, tu auras à ajuster ce planning afin d’avoir une visibilité de l’ensemble sur tes tâches et trouver la bonne évaluation en temps.
Dans une journée de Comunity Manager, cela peut sembler routinier de prime abord. Mais ça demeure la meilleure façon de gagner du temps en te fixant des objectifs à respecter, avec un timing millimétré pour éviter de te disperser.
Les Community Manager n’ont pas tous l’organisation comme point fort. Ça l’est encore moins pour les plus créatifs du lot, qui très rapidement s’éparpillent dans l’ordonnancement de leurs tâches.
Quels sont les ennemis du Community Manager ?
En considérant que la réussite de son rôle se trouve dans l’organisation et la discipline, le plus grand ennemi du Community Manager reste donc lui-même. Toutefois, il existe bien d’autres facteurs qui peuvent constituer de véritables freins à la productivité de ta journée de Community Manager. Et même dans ces cas-là, seuls un planning à suivre et la volonté de faire pourront t’éviter une perte de temps.
Le manque d’inspiration
Chercher à tout prix l’inspiration lorsqu’elle ne vient pas peut être très énergivore pour le cerveau et ça prend du temps. Dans ces cas, passe à la tâche suivante et remets la production de contenu à plus tard. Cependant, tu devras trouver le moment de la journée ou de la semaine où l’esprit reposé et la tranquillité te seront plus favorables.
Le fil d’actualités des réseaux sociaux et le smartphone
Le souci avec le fil d’actualité et les reels sur insta par exemple réside dans le fait qu’un post conduit vers un autre, et encore un autre. À terme, tu te rends compte (mais bien plus tard) que tu as perdu une demi-heure ou même une heure à naviguer sans un but réel.
En ce qui concerne le smartphone, c’est un formidable outil certes ! Mais il peut t’attirer toutes les 15 minutes pour rien. Le fait de prendre ton smartphone pour le consulter peut rapidement devenir un geste répétitif et un besoin relié directement à l’addiction. C’est pourquoi tu dois le laisser hors de portée pour mener à bien tes journées de Community Manager.
Rester non-stop derrière son écran
Contrairement à ce que certaines personnes peuvent penser, une journée de Community Manager ne se limite pas à passer des heures derrière son écran et sur les réseaux sociaux. Tu dois trouver le bon équilibre online et offline, assister à des évènements, aller à la rencontre de ta communauté, produire du contenu à l’extérieur, etc.
C’est ce faisant que tu réussiras à sortir de ta zone de confort. Cela te permettra surtout de beaucoup bouger pour aérer ton esprit. Fais aussi des pauses fréquemment et détends-toi.
L’isolement dans un bureau
Il est possible que certains Community Manager se retrouvent isolés dans un bureau. Afin d’éviter cela, pense à par exemple rencontrer tes collaborateurs pour les solliciter sur des points de vos travaux. Ces moments où tu auras besoin de données ou de renseignements pour mener à bien tes missions et trouver de nouveaux clients ne vont pas manquer. Profites-en pour circuler et t’aérer l’esprit. Que ce soit en interne ou sur les réseaux sociaux, il est important que tu saches créer du lien.
La conscience professionnelle
La conscience professionnelle est un point assez subtil qui parfois, peut t’obliger à passer des heures à gérer une situation en ligne. Souvent lié à la modération, tu peux t’appuyer sur un de tes responsables en interne pour assurer la gestion de ces problèmes. C’est une façon simple d’éviter la récurrence de ces incidents. Si une responsabilité n’est pas de ton ressort, n’hésite pas à t’en dédouaner. Pour cela, tu dois savoir impliquer les responsables pour les mettre face aux conséquences rencontrées.
Si tu te connais un minimum, tu verras peut-être d’autres faiblesses, ou tu te reconnaitras sur l’un de ceux précités. L’objectif étant de cesser de dire que tu n’as pas le temps (quand cela n’est pas justifié), d’être plus productive en sachant qu’il y a des solutions simples pour y arriver.
Journée de Community Manager : Conclusion
Voilà donc ce que je tenais à partager avec toi sur le métier de community manager. Adopte cette organisation et ces stratégies. Elles t’aideront à rester productive dans ton travaille de community manager.
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