Mes conseils pour organiser la journée-type d’un Community Manager

C’est un fait : la profession de Community Manager est vraiment très chronophage. Très souvent, tu peux être surpris de voir le temps passé. Pour pallier cela, une solution efficace consiste à se faire un planning afin de répartir tes tâches, éviter de te disperser, avoir une bonne organisation pour optimiser tes journées, et surtout bien remplir tes missions. Entre les outils d’optimisation et d’automatisation des tâches, tu dois définir clairement tes priorités et te créer une routine que tu adapteras par la suite. Et c’est justement pour cela qu’il est nécessaire de te créer un planning. Voici mes conseils. 

Comment organiser tes missions de Community Manager ? 

La première chose à faire pour bien t’organiser consistera à lister l’ensemble des activités récurrentes sur la semaine. Ensuite, tu devras définir des degrés de priorités en tenant compte de tes meilleurs moments de concentration d’une part et de l’importance des travaux à exécuter d’autre part. Prenons l’exemple de la création de contenu : tu dois privilégier les moments de la semaine ou de la journée où l’inspiration te vient plus aisément. 

Logiquement, on se rend compte que la journée type du Community Manager (CM) peut être différente. Elle est donc tributaire des tâches à accomplir et des CM.  Quand certains Community Managers opteront pour la matinée, d’autres choisiront le milieu ou le début de journée, ou encore la fin de semaine (s’il s’agit d’une tâche hebdomadaire et non quotidienne). 

En Community Management, chercher à planifier la grille d’une journée type n’est pas forcément une option qui conviendra à tout le monde. Cependant, certaines tâches comme faire ta veille sur les réseaux sociaux par exemple (que beaucoup de CM préfèrent gérer les matins) sont à accomplir le plus vite possible. 

Les tâches essentielles du métier 

Voici une vue d’ensemble des tâches à réaliser dans le métier que tu pourras ensuite trier par ordre de priorité selon tes besoins : 

La veille sur les réseaux sociaux 

En Community Management, il y a plusieurs sujets de veille. Tu peux par exemple : 

• Suivre les influenceurs de ton secteur et effectuer une veille pour t’inspirer sur la création de ses contenus ;
• T’informer sur ton secteur d’activité ;
• Étudier de la concurrence ;
• T’informer sur ton univers (les stratégies qui marchent, les outils, les réseaux sociaux, etc.) …  

Il s’agit ici d’un travail récurrent que tu te dois d’assurer quotidiennement. Idéalement, tu devras te servir d’ outils pour répertorier tous les contenus que tu trouves inspirants ! Tu peux utiliser Notion pour les organiser de manière pertinente et facilement les retrouver ensuite.

Consulte et traite tes mails au bon moment et avec efficacité

Dans une journée, il est fréquent de voir certaines personnes consulter plusieurs fois leur boite mail. C’est une vraie perte de temps et un frein à la concentration. Fixe-toi un créneau dans la journée si nécessaire, pour réaliser cette tâche. Le fait de répondre instantanément à un mail (qui plus est) laisse paraître généralement une addiction au smartphone ou des journées peu remplies. 

Ne sois pas esclave du temps (encore moins de ton téléphone). Optimise-le et contrôle-le. Quand tu es sur des tâches importantes (surtout celles qui te demandent de la concentration), essaie de laisser ton smartphone loin de toi. 

Si tu les consultes sur un ordinateur portable, un système de notification te permettra de jeter un coup d’œil rapide sur le niveau d’importance du mail entrant. Déconnecte les notifications au mieux, reste fidèle à une consultation de 3/4 fois par jour. Réponds aux requêtes urgentes et traite les autres durant ta dernière consultation.

Étudie les interactions, réponds et relève les données sur les comptes que tu gères

Analyse l’état des comptes que tu gères sur les réseaux sociaux, relève les différentes notifications et réponds au besoin aux commentaires. Ici, tu peux te fixer un ordre de priorité si tu le souhaites. Après tes publications, n’oublie pas de relever les données : la portée de tes posts, le taux d’engagement gagné, les différentes interactions enregistrées, etc. 

Tous ces points, tu devras les renseigner quotidiennement dans un tableau créé au préalable. Cela te permettra de gagner plus de temps pour effectuer tes reportings, qu’ils soient hebdomadaires ou mensuels.

Par jour, fixe-toi entre 2 et 4 temps forts pour rester en éveil et en contact avec tes communautés. Les réactions provenant de tes réseaux sociaux pourront aussi te permettre de définir tes priorités.

Programme tes publications sur les réseaux

En règle générale, le contenu qu’une entreprise te remettra ou celui que tu auras produit devra être diffusé sur tes réseaux sociaux suivant un calendrier précis. Opte pour une solution te permettant de créer des scénarios pour programmer la publication des contenus sur les réseaux sociaux les plus populaires. Pour ce faire, choisis des créneaux adaptés en tenant compte des canaux renseignés. 

La production de contenus

La création de contenu occupe une grande partie de la journée d’un Community Manager. Est-ce que tu gères la réalisation de vidéos, de podcasts, la conception de visuels ou la rédaction d’articles ? Ce sont des types de contenu courants sur lesquels un CM travaille régulièrement. Pour réussir, il te faut de l’inspiration et une bonne organisation. Trouver tes moments de créativité dans la semaine est essentiel pour rester productif.

La création de contenu exige également une bonne maîtrise des sujets sur lesquels tu travailles, que ce soit pour des visuels ou des articles. Pour gagner du temps, il est utile de lister plusieurs thématiques à exploiter comme base de ressources. Par exemple, chercher les bonnes photos ou visuels pour accompagner un article peut vite devenir chronophage. Si tu es chargée de rédiger pour le site de l’entreprise, il peut être judicieux de séparer la rédaction de la recherche de visuels, tout en restant bien organisée sur ce point.

Développe des actions : évents, jeux-concours, etc…

Si tu dois mener plusieurs actions, définis une journée de réflexion sur les actions à effectuer. Cela peut être dans le mois ou à un moment dans la semaine. Prends à tes côtés le calendrier marketing de l’année pour visualiser les évènements et les jours-clés. Tu pourras ainsi réfléchir aux jeux-concours à diffuser, aux webinaires à mettre en place et aux différents contenus à créer en pensant aux partenariats à initier.

Prévois une journée minimum par mois, ou une toutes les deux semaines si tu es amenée a effectué plusieurs actions de ce type. Tu pourras ainsi définir, en parallèle, quelques heures en semaine pour parfaire tes actions avant leur publication. En ce qui concerne les évènements, mets tout à plat et tu fixes ensuite un planning pour les partenariats, les prises de contact, etc. 

L’importance de faire des reporting

Dans une journée de Community Manager, un reporting des réseaux sociaux peut se faire une fois par semaine ou une fois par mois. Le tout dépend de l’activité et de la fréquence à laquelle tu souhaites partager tes contenus. En relevant quotidiennement tes métriques dans un tableau, tu n’auras plus qu’à effectuer une mise à jour rapide des interactions supplémentaires et les reporter dans ton rapport. 

Tu gagneras encore plus de temps si tu réalises des templates au préalable. Utilise Numbers sur Mac ou encore Excel. Ces outils te permettront de recourir aux formules intégrées pour calculer immédiatement tes différents taux.

Que ce soit avec Numbers ou Excel, sache que tu as tout à fait la possibilité de créer de beaux templates. Ne vois pas que les tableaux classiques austères !

Si tu dois par exemple effectuer une projection à l’écran, tu peux aussi exporter tes tableaux sur Keynote sur Mac ou sur PowerPoint pour créer un diaporama. Si nécessaire, prends une demi-journée pour le faire en tenant compte de la fréquence de tes reportings et des données à renseigner. 

Le planning global de tes actions de CM

Une fois que tu as planifié tes tâches sur la semaine ou le mois, il est temps de créer ton planning global. Pense à y intégrer des moments libres pour gérer les urgences ou les imprévus. Au fil du temps, tu ajusteras ce planning pour avoir une vue d’ensemble de ton travail et mieux estimer le temps nécessaire à chaque tâche.

Même si cela peut paraître routinier dans le quotidien d’un Community Manager, c’est le meilleur moyen de gagner du temps en fixant des objectifs clairs et un timing précis pour éviter de te disperser. 

Tous les Community Managers ne sont pas forcément bien organisés, et c’est souvent un défi pour les plus créatifs, qui peuvent facilement se perdre dans la gestion de leurs tâches.

Les défis du Community Manager 

En considérant que la réussite de son rôle se trouve dans l’organisation et la discipline, le plus grand ennemi du Community Manager reste donc lui-même. Toutefois, il existe bien d’autres facteurs qui peuvent constituer de véritables freins à la productivité de ta journée de Community Manager. Et même dans ces cas-là, seuls un planning à suivre et la volonté de faire pourront t’éviter une perte de temps.

Le manque d’inspiration 

Chercher à tout prix l’inspiration lorsqu’elle ne vient pas peut être très énergivore pour le cerveau et ça prend du temps. Dans ces cas, passe à la tâche suivante et remets la production de contenu à plus tard. Cependant, tu devras trouver le moment de la journée ou de la semaine où l’esprit reposé et la tranquillité te seront plus favorables.

Le fil d’actualités des réseaux sociaux et le smartphone

Le souci avec le fil d’actualité et les reels sur insta par exemple réside dans le fait qu’un post conduit vers un autre, et encore un autre. À terme, tu te rends compte (mais bien plus tard) que tu as perdu une demi-heure ou même une heure à naviguer sans un but réel. 

En ce qui concerne le smartphone, c’est un formidable outil certes ! Mais il peut t’attirer toutes les 15 minutes pour rien. Le fait de prendre ton smartphone pour le consulter peut rapidement devenir un geste répétitif et un besoin relié directement à l’addiction. C’est pourquoi tu dois le laisser hors de portée pour mener à bien tes journées de Community Manager. 

Rester non-stop derrière son écran

Contrairement à ce que certaines personnes peuvent penser, une journée de Community Manager ne se limite pas à passer des heures derrière son écran et sur les réseaux sociaux. Tu dois trouver le bon équilibre online et offline, assister à des évènements, aller à la rencontre de ta communauté, produire du contenu à l’extérieur, etc. 

C’est ce faisant que tu réussiras à sortir de ta zone de confort. Cela te permettra surtout de beaucoup bouger pour aérer ton esprit. Fais aussi des pauses fréquemment et détends-toi. 

L’isolement dans un bureau 

Il est possible que certains Community Manager se retrouvent isolés dans un bureau. Afin d’éviter cela, pense à par exemple rencontrer tes collaborateurs pour les solliciter sur des points de vos travaux. Ces moments où tu auras besoin de données ou de renseignements pour mener à bien tes missions et trouver de nouveaux clients ne vont pas manquer. Profites-en pour circuler et t’aérer l’esprit. Que ce soit en interne ou sur les réseaux sociaux, il est important que tu saches créer du lien. 

La conscience professionnelle 

La conscience professionnelle est un point assez subtil qui parfois, peut t’obliger à passer des heures à gérer une situation en ligne. Souvent lié à la modération, tu peux t’appuyer sur un de tes responsables en interne pour assurer la gestion de ces problèmes. C’est une façon simple d’éviter la récurrence de ces incidents. Si une responsabilité n’est pas de ton ressort, n’hésite pas à t’en dédouaner. Pour cela, tu dois savoir impliquer les responsables pour les mettre face aux conséquences rencontrées.

Si tu te connais un minimum, tu verras peut-être d’autres faiblesses, ou tu te reconnaitras sur l’un de ceux précités. L’objectif étant de cesser de dire que tu n’as pas le temps (quand cela n’est pas justifié), d’être plus productive en sachant qu’il y a des solutions simples pour y arriver.

Tu n’as plus qu’à organiser la journée de CM qui te convient 

Voilà donc ce que je tenais à partager avec toi sur le métier de community manager. Adopte cette organisation et ces stratégies. Elles t’aideront à rester productive dans ton travail et à cartonner dans le monde du community management

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